Case Study: Boardroom

Einleitung

In dieser Fallstudie wird die Notwendigkeit und Umsetzung eines digitalen Board-Rooms für Vorstandssitzungen und hochsensible Entscheidungsprozesse dargelegt. Der Fokus liegt auf der sicheren Kommunikation und dem geschützten Datenaustausch, insbesondere bei börsennotierten Unternehmen und anderen Organisationen, die strikte Vertraulichkeit wahren müssen.  

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Hintergrundinformation

Jedes Unternehmen, egal welche Größe, muss sicherstellen, dass vertrauliche Informationen nicht unkontrolliert an die Öffentlichkeit gelangen. Das können so vermeintlich einfache Dinge sein wie personenbezogene Daten von Mitarbeitern oder – im Falle einer börsennotierten Aktiengesellschaft – geheime Informationen, die den Aktienkurs beeinflussen könnten.

Darüber hinaus gibt es internen Kommunikationsbedarf auf C-Level-Ebene, die absolute Vertraulichkeit erfordern. Ein digitales System, das sowohl die Datensicherheit als auch die Zugangskontrolle gewährleistet, ist daher unerlässlich.

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Aufgabe

1. Getrennte und sichere Systeme: Für hochsensible Informationen benötigen Unternehmen ein isoliertes System, das strikt vom restlichen Unternehmensnetzwerk getrennt ist. Dies verhindert, dass vertrauliche Informationen versehentlich durch falsche Freigaben oder E-Mails an Unbefugte gelangen.
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2. Verwaltung von Dokumentenversionen: In Vorstands- und Führungssitzungen werden Dokumente häufig in mehreren Iterationen bearbeitet. Es ist wichtig, eine klare Übersicht zu haben, wer welche Änderungen vorgenommen hat und zu welchem Zeitpunkt. Alte Versionen müssen unveränderbar gespeichert werden, um eine lückenlose Nachverfolgung zu gewährleisten.
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3. Kontrolle über den Zugang zu Informationen: Aufgrund der Sensibilität der besprochenen Themen ist es notwendig, genau zu kontrollieren, wer Zugriff auf bestimmte Informationen hat. In traditionellen Datenräumen ist es oft schwierig, den Überblick zu behalten, welche Personen welche Dokumente sehen können. Man darf auch nicht außer Acht lassen, dass IT Administratoren in den Standard Systemenüber umfassende Rechte verfügen und auch auf E-Mails und Daten der Führungsebene zugreifen könnten.

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Lösung

IURIO bietet eine umfassende Plattform, die die genannten Herausforderungen adressiert:

1. Sicherste Dokumentenverwaltung: Durch client-seitige Verschlüsselung und ein striktes Rechtemanagement ermöglicht IURIO eine extrem sichere und übersichtliche Handhabung von Informationen. Nur autorisierte Personen erhalten Zugang zu sensiblen Daten, was versehentliche Informationslecks verhindert.
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2. Vorbereitung und Übersicht für Meetings: Mit der Kombination aus Versionierungssystem und Taskboard können Board-Mitglieder stets die aktuellste Version der Dokumente einsehen. Dies erleichtert die Vorbereitung auf Meetings und stellt sicher, dass alle Teilnehmer über den gleichen Informationsstand verfügen. Es kann daher immer nachvollzogen werden, welche Änderung von wem vorgenommen wurde und alte Versionen sind durch einen Blockchain geschützt und können von niemanden verändert werden.
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3. Digitale Abstimmungen: IURIO bietet die Möglichkeit, Abstimmungen direkt im System durchzuführen. Die Ergebnisse werden digital dokumentiert und sind manipulationssicher. Dies ist besonders nützlich für Live-Abstimmungen oder während Online-Meetings, da die Resultate sofort festgehalten werden können.

Fazit

Mit IURIO erhalten Sie maximale Kontrolle über die Verbreitung von Dokumenten. Als Board-Room Software bietet Ihnen IURIO eine sichere und effiziente Lösung für die Verwaltung von sensiblen Informationen und Entscheidungsprozessen. Umfassende Sicherheitsarchitektur sowie client-seitige Verschlüsselung und das strikte Rechtemanagement gewährleisten Vertraulichkeit und Integrität Ihrer internen Entscheidungsprozesse.

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