Case Study: Effiziente und sichere Dokumentenverwaltung in der Wirtschaftsprüfung

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17.10.2023
AUTOR
Arnold Scherabon
LESEDAUER
3 Minuten
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Einleitung

In der Wirtschaftsprüfung ist der Schutz sensibler Informationen und der effiziente Austausch von Dokumenten zwischen Prüfer, geprüftem Unternehmen und auch externen Stakeholdern wie Kreditoren oder Debitoren entscheidend. IURIO bietet die ideale Lösung, um diese Herausforderungen zu meistern.

Der Austausch dieser Informationen erfolgt häufig ineffizient über ungesicherte Kanäle wie E-Mail oder physische Übermittlung, was Sicherheitsrisiken und Zeitverzögerungen mit sich bringt. Die Anforderungen an einen strukturierten und sicheren Datenaustausch sind hoch, insbesondere bei der Einholung von Saldenbestätigungen.

Aufgabe

  1. Unstrukturierter Dokumentenaustausch: Oft erfolgt die Übermittlung von Dokumenten durch zu prüfende Unternehmen unsystematisch (z.B.: E-Mail, USB-Stick, etc.), was es den Prüfer:innen erschwert, den Überblick über bereits eingegangene und noch fehlende Dokumente zu behalten. Offene Fragen zu einzelnen Dokumenten sind nur schwer zu identifizieren und nachzuverfolgen.
  2. Ineffiziente Saldenbestätigungen: Der Prozess zur Einholung von Saldenbestätigungen von Kreditoren und Debitoren ist langwierig und wird häufig per Post abgewickelt. Hoher Aufwand beim Ausfüllen, Unterschreiben und Zurückschicken führt zu Verzögerungen und einer niedrigen Rücklaufquote. Zudem ist eine separate Kommunikation mit den geprüften Unternehmen erforderlich.

Lösung

IURIO bietet eine umfassende Plattform, die sämtliche Herausforderungen rund um Wirtschaftsprüfungsprozesse effizient löst:

  1. Optimierte & strukturierte Dokumentenübermittlung: Mit IURIO können Dokumente in einem geschützten Datenraum strukturiert und übersichtlich übermittelt werden. Die Prüfer können mittels Taskboard spezifische Aufgaben für unterschiedliche Dokumente erstellen und den Fortschritt der Erledigung dieser Aufgaben verfolgen. Dadurch wird der Überblick über eingegangene Dokumente gewahrt, und offene Fragen können gezielt adressiert werden.
  1. Effizientes Management von Saldenbestätigungen: IURIO ermöglicht eine getrennte Kommunikation mit Kreditoren und Debitoren, ohne dass das zu prüfende Unternehmen informiert wird.
  2. Digitale Signatur: Digitale Unterschriften beschleunigen den gesamten Prozess der Kontenabstimmung. Automatische Erinnerungen helfen, die Rücklaufquote der Saldenbestätigungen signifikant zu steigern. Nach der Prüfung können die Abschlussberichte dank der Integration einer qualifizierten elektronischen Signatur schnell und sicher unterzeichnet werden. Dies beschleunigt den gesamten Prüfungsprozess erheblich.

Fazit

Die Implementierung von IURIO in der Wirtschaftsprüfung bietet eine strukturierte, sichere und ressourceneffiziente Lösung für den Austausch sensibler Dokumente und die – wenn notwendig getrennte – Kommunikation mit verschiedenen Stakeholdern. Durch die Digitalisierung des gesamten Prozesses können Unternehmen Zeit und Kosten sparen und gleichzeitig die Sicherheit ihrer Daten gewährleisten.

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