Case Study Wirtschaftsprüfung

Einleitung

Diese Fallstudie untersucht die Herausforderungen und Lösungen im Bereich der Wirtschaftsprüfung, insbesondere die Kommunikation und den Datenaustausch mit internen und
externen Stakeholdern. Der Schwerpunkt liegt auf der Verwendung von IURIO zur Optimierung dieser Prozesse, um einen strukturierten und sicheren Ablauf zu gewährleisten.

Hintergrundinformation

In der Wirtschaftsprüfung müssen Prüfer sowohl mit dem zu prüfenden Unternehmen als auch mit Dritten wie Kreditoren und Debitoren kommunizieren. Dies erfordert den Austausch sensibler
Dokumente, wie beispielsweise Saldenbestätigungen. Traditionell erfolgt dieser Austausch häufig per E-Mail oder sogar physisch, was ineffizient und riskant ist. Ein spezialisiertes System wie ein M&A-Datenraum wird selten genutzt, da es oft nicht wirtschaftlich ist. Dennoch bleibt der Bedarf an sicheren und strukturierten Kommunikationswegen hoch.

Darstellung und Analyse des Falls
Aufgabe

1. Unstrukturierter Dokumentenaustausch: Zu prüfende Unternehmen übermitteln Dokumente oft unsystematisch per E-Mail oder USB-Stick. Dies erschwert es den Prüfer:innen, den Überblick zu
   behalten, welche Dokumente bereits vorliegen und welche noch fehlen. Zudem ist es schwierig, offene Fragen zu einzelnen Dokumenten zu identifizieren und nachzuverfolgen.
2. Ineffiziente Saldenbestätigungen: Die Einholung von Saldenbestätigungen von Kreditoren und Debitoren ist ein mühsamer Prozess, der oft per Post abgewickelt wird. Dies führt zu Verzögerungen und einem geringen Rücklauf, da das Ausfüllen, Unterschreiben und Zurückschicken dieser Dokumente einen hohen Aufwand erfordert. Zudem besteht die Anforderung, dass die Kommunikation mit dem geprüften Unternehmen und den Dritten getrennt erfolgen muss.

Lösung

IURIO bietet eine umfassende Plattform, die die genannten Herausforderungen adressiert:

1. Strukturierter Datenaustausch: Durch die Kombination eines Datenraumes mit einem Taskboard können Dokumente strukturiert und übersichtlich übermittelt werden. Jede Partei kann für unterschiedliche Dokumente spezifische Aufgaben erstellen und diese mit entsprechenden Ordnern verknüpfen. Dies ermöglicht den Prüfern, den Status der übermittelten Dokumente zu verfolgen, offene Fragen zu identifizieren und diese gezielt zu klären. Nach Abschluss der Prüfung können die Berichte direkt digital unterzeichnet werden, was den Prozess weiter beschleunigt.
2. Effizientes Management von Saldenbestätigungen: IURIO ermöglicht eine separate Kommunikation mit Kreditoren und Debitoren innerhalb desselben Projekts, ohne dass das zu prüfende Unternehmen davon Kenntnis erhält. Die digitale Unterschrift der Saldenbestätigungen beschleunigt den Prozess erheblich und erleichtert die Handhabung für alle Beteiligten. Zudem können automatische Erinnerungen eingerichtet werden, die das manuelle Nachfassen ersetzen und die Rücklaufquote erhöhen.

Fazit

Die Verwendung von IURIO in der Wirtschaftsprüfung bietet eine strukturierte, sichere und effiziente Lösung für den Datenaustausch und die Kommunikation mit verschiedenen Stakeholdern. Besonders hervorzuheben ist die Möglichkeit, den gesamten Prozess digital abzuwickeln, was zu einer erheblichen Zeit- und Kosteneinsparung führt. Es wird empfohlen, die Implementierung von IURIO in Wirtschaftsprüfungsprozesse zu fördern, um die Effizienz zu steigern und die Sicherheit sensibler Daten zu gewährleisten.

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