Digitale Kanzlei: Wieso sich für Anwalt, Steuerberater & Co der digitale Schritt lohnt

Digitale Kanzlei: Wieso sich für Anwalt, Steuerberater & Co der digitale Schritt lohnt

Für Steuerberater und Juristen geht es in erster Linie um Fachkenntnis und Paragrafen. Aber Nullen und Einsen spielen auch in diesen Branchen eine wachsende Rolle. Klienten erwarten von ihrem Anwalt oder Steuerberater in zunehmendem Maß digitale Dienstleistungen.

Die digitale Kanzlei ist in der Gegenwart angekommen. Und das hat positive Seiten: Wenn Sie es richtig anpacken, ist die digitalisierte Kanzlei effizienter, moderner und bietet Ihren Klienten einen optimierten Service. Warum sich der „digitale Schritt“ lohnt und wie Sie ihn richtig gehen, zeigen wir Ihnen in diesem Ratgeber. 

Was ist eine digitale Kanzlei?

Einer digitale Kanzlei ist eine Steuerberater- oder Rechtsanwaltskanzlei, die mit einem hohen Digitalisierungsgrad punktet. Digitalisierung bezieht sich dabei auf die Dienstleistungen für die Klienten sowie auf interne Prozesse und Arbeitsabläufe. Das wird z.B. durch Legal Tech, also spezielle juristische Software-Anwendungen, möglich.

Effizient auf allen Ebenen: Vorteile der digitalen Zusammenarbeit für Sie & Ihre Klienten

Für Ihre kanzlei-internen Abläufe ist die Digitalisierung der Schlüssel zu mehr Effizienz – wenn Sie das Potenzial richtig ausschöpfen. Als Inhaber einer serviceorientierten Kanzlei stellt sich Ihnen aber auch die Frage, was die Kanzlei Digitalisierung Ihren Klienten bringt. 

Klienten profitieren von zeitgemäßem Service und beschleunigten Dienstleistungen. Wenn Ihre Klienten Ihnen z.B. Unterlagen für die Steuererklärung mit wenigen Klicks zukommen lassen können, statt auf dem Postweg, spart das Zeit und Geld. Auch digitale Meetings punkten mit Zeiteffizienz.

Das spiegelt sich auch in Ihren kanzlei-internen Vorgänge wider: Wenn Ihre Mitarbeitenden im Homeoffice arbeiten, muss die Zusammenarbeit ortsunabhängig funktionieren. Wichtige Dokumente müssen für die Beteiligten zugriffsbereit sein und einfach und schnell an die Klienten gehen können. Sie sehen, wohin die Reise geht.

Bestandsaufnahme & Potenzial: Welche Abläufe lassen sich im Kanzleialltag digitalisieren?

Wie steht es um die Digitalisierung Ihrer Anwaltskanzlei und wo stehen Sie als Steuerberater in Bezug auf die digitale Kanzlei? Diese Bereiche können Sie niedrigschwellig digitalisieren, um sich und Ihren Klienten die Arbeit zu erleichtern: 

• Kommunikation
• Dokumentenversand
• Kollaboration 
• Projektmanagement
• Arbeitsabläufe
• Termine & Fristen
• Signaturen

Digitale Tools: Neben dem DATEV-Standard innovative Lösungen für die digitale Kanzlei finden

DATEV ist der Name, der wahrscheinlich auch Ihnen bei den Schlagwörtern „Digitalisierung“ und „Kanzlei“ in den Sinn kommt. Allerdings gibt es Erweiterungen, die Standard-Anwendungen für eine wirklich digitale Kanzlei optimal ergänzen und miteinander verknüpfen. 

So bietet Ihnen die Collaboration Suite von IURIO vielfache Erleichterung im Tagesgeschäft, – inklusive Daten-Sync zu DATEV und BMD:

• Kommunikation: Mit einer Chat-Funktion fangen Sie viele Frage-Antwort-Runden auf und ersparen Ihrem Team Anrufe, sodass es konzentriert arbeiten kann.
• Konferenzen: Bei mehreren Gesprächsteilnehmern bieten sich Videokonferenzen an. Sie sparen Anfahrtswege, und: Wenn nicht ständig Gäste mit Kaffee bewirtet werden müssen, ist Ihnen das Backoffice vermutlich dankbar, oder? 
• Schriftverkehr: Setzen Sie für den Dokumentenversand nicht auf E-Mail-Anhänge! Mit sicherem Datentransfer sind Sie auch mit Blick auf die DSGVO auf der sicheren Seite.
• Zusammenarbeit: Setzen Sie auf ein digitales Aufgabenmanagement. Dann sind Zuständigkeiten zweifelsfrei klar. 
• Insellösungen: Scheinbar schnelle Problemlöser machen letztlich oft mehr Mühe. Daher empfehlen wir, Insellösungen in ein funktionierendes, übergreifendes System zu überführen.
• Unterschriften: Unterschriften müssen heute nicht mehr händisch sein. Mit IURIO setzen Sie auf die digitale Unterschrift (Steuerberater und Anwälte – für Sie gleichermaßen relevant!) als rechtssichere Beschleunigung vieler Vorgänge.
• Nachfassen: Mit IURIO aber können Sie lästiges Nachhaken automatisieren und so Ihre Mitarbeitenden entlasten.
• Projektmanagement: Mit Legal Project Management haben Sie Fristen und To DoS vor Augen. IURIO ermöglicht es Ihnen zudem, Ihre Workflows effizient auf der Plattform abzubilden. 

So gelangen Sie Schritt-für-Schritt zur digitalen Kanzlei

Jede Reise beginnt mit einem ersten Schritt – auch die zur digitalen Kanzlei Lösung. Mit IURIO wird der Weg ein Kinderspiel:

1. Bedarfsanalyse: Was wünschen sich Ihre Mitarbeitenden und Ihre Klienten?
2. Bestandsaufnahme: Was ist in Ihrer Kanzlei bereits digitalisiert, wo besteht Nachholbedarf?
3. Lösung wählen: Wählen Sie mit Bedacht, was Ihnen tatsächlich weiterhilft. Bitte keine Schnellschüsse, sondern eine durchdachte Lösung, die intuitiv auch für wenig digital affine Menschen zu bedienen ist.
4. Einführung einer Collaboration Suite: Setzen Sie auf ein Tool wie IURIO, das Workflows sinnvoll zusammenführt, statt in Einzellösungen dahinplätschern zu lassen.
5. Nehmen Sie Ihr Team mit: Begeistern Sie Ihre Mitarbeitenden für die neuen Möglichkeiten und zeigen Sie Ihnen die praktischen Vorteile.

Datenschutz & Co: Herausforderungen für die digitale Anwaltskanzlei & Steuerberatung

Ein häufiges Problem bei der Digitalisierung für Steuerberater und Anwälte ist der Trugschluss, dass sie kein Gesamtpaket brauchen, sondern kleine digitale Alltagshelfer. Dies sind letztlich isolierte Problembehandlungen. Was Sie brauchen, ist eine übergreifende Lösung, die wie IURIO solche Teillösungen bündelt.

Beim Schlagwort digitale Kanzlei mag außerdem mancher Anwalt oder Steuerberater Bedenken haben, was die Datensicherheit betrifft. Am wichtigsten ist daher, dass Sie auf eine DSGVO-konforme Lösung setzen. IURIO etwa setzt auf sichere Verschlüsselungsmethoden für die die digitale Steuerberatung und Rechtsberatung. 

Eine weitere typische Herausforderung ist, Ihre Klienten und Mitarbeitenden abzuholen. Machen Sie Ihrem Team die digitale Kanzlei schmackhaft, indem Sie auf die vielen Vorteile verweisen: Verbesserte Zusammenarbeit in einer Collaboration Suite, Homeoffice und weniger Zeitaufwand für Routineaufgaben. Auch Ihre Klienten erkennen schnell, dass sie von einem intuitiv bedienbaren System wie IURIO profitieren.

Beratung & On-Boarding: IURIO unterstützt Sie bei der Digitalisierung Ihrer Kanzlei

Für Ihre digitale Kanzlei benötigen Sie ein digitales Ökosystem, das die Bedarfe von Juristerei und Steuerberatung versteht. Die Collaboration Suite von IURIO bildet relevante Workflows ab, statt Sie lediglich mit Funktionen zu versorgen. Die Software wurde von Juristen entwickelt, welche die relevanten Arbeitsabläufe in Kanzleien genauestens kennen. 

Als Hilfestellung bei der Implementierung von IURIO in Ihrer Kanzlei bieten wir Ihnen eine vollumfängliche Beratung und beziehen selbstverständlich auch Ihre Mitarbeitenden mit ein. Wir führen Sie persönlich oder online durch das On-Boarding durch und beantworten Ihre Fragen im Tagesgeschäft dank einer konstanten Zusammenarbeit.

Ihre digitale Kanzlei: Steuerberater und Anwälte im Neuland zu Hause

Die digitale Kanzlei ist ein wesentlicher Schritt in Richtung Zukunftsfähigkeit. Sie meint mehr, als bloß E-Mails statt Briefe zu schreiben. Vielmehr sollten Arbeitsabläufe neu gedacht und erleichtert werden. Mit IURIO haben Sie dafür eine passende Lösung zur Hand. 

Mit der Collaboration Suite ist die digitale Kanzlei zum Greifen nahe – wenn Sie noch mehr erfahren möchten, um im digitalen Neuland Fuß zu fassen, melden Sie sich bei uns!

‍

‍