Digitale Unterschrift: Steuerberater profitieren von der rechtsgültigen E-Signatur

Digitale Unterschrift: Steuerberater profitieren von der rechtsgültigen E-Signatur

Die digitale Unterschrift ist auf den ersten Blick nichts Neues. Wird Ihnen ein Paket zugestellt, schreiben Sie Ihren Namen schließlich auch schon schwungvoll auf ein Display. Während sich die Arbeitswelt aber immer mehr ins Internet verlagert hat, ist die Unterschrift lange Zeit ein Papiertiger geblieben. Das hat die elektronische Signatur glücklicherweise geändert – und sie kann viel mehr als Autogramme für Päckchen.

Die Vorgaben für die elektronische Signatur gelten in der gesamten EU und bergen somit enormes Potenzial, Arbeitsabläufe und Rückmeldeschleifen zu beschleunigen. Statt auf ein singuläres Tool für diese Aufgabe zu setzen, sollten Sie jedoch eine Lösung wählen, welche die digitale Signatur sinnvoll und rechtssicher in Ihre Workflows integriert. Das spart Ihre Zeit – und die Ihrer Mandanten! 

Höchste Zeit also, die digitale Unterschrift in Ihre kanzleiinternen Prozesse zu integrieren, und von der Digitalisierung als Steuerberater zu profitieren!

Was ist eine digitale Unterschrift?

Die digitale Unterschrift ist eine Möglichkeit, Verträge, Jahresabschlüsse und andere wichtige juristische Dokumente und Vorgänge im gesamten EU-Raum rechtssicher elektronisch zu unterzeichnen. Differenziert werden drei Typen von digitaler Signatur, die unterschiedlich hohen rechtlichen Ansprüchen genügen:

• Einfache elektronische Signatur
• Fortgeschrittene elektronische Signatur
• Qualifizierte elektronische Signatur

Ist eine digitale Unterschrift gültig?

Eine digitale Unterschrift hat grundsätzlich einen rechtlich bindenden Charakter. Ob eine E-Signatur im Einzelfall gültig ist, hängt davon ab, welche der drei Formen von elektronischer Signatur gewählt wurde und welcher Art das unterzeichnete Dokument ist. 

Ist für ein Dokument bspw. eine Beglaubigung oder Beurkundung und damit persönliche Anwesenheit notwendig, dann ist die händische Unterschrift Pflicht. Steuerberater hingegen setzen vorwiegend auf die qualifizierte elektronische Signatur.

Welche ist die richtige: Einfache, fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur?

Die drei Varianten der elektronischen Signatur gelten zwar alle als digitale Unterschrift, sind aber dennoch jeweils eine Klasse für sich. Welche Version sich für welchen Zweck eignet, hängt eng mit der Verwendung zusammen. Als Steuerberater tragen Sie eine juristische Verantwortung, deswegen sollten Sie sich unbedingt mit den Feinheiten auseinandersetzen. 

So viel sei vorab verraten: Für Steuerberater ist die höchste Sicherheitsstufe (qualifizierte elektronische Signatur) im Zweifel immer die richtige Wahl.

Eine digitale Signatur muss übrigens nicht wie eine händische Unterschrift aussehen. Genau genommen ist sie eine Sammlung von Daten, die unzweifelhaft mit der natürlichen Person verknüpft ist. Dank externer Authentifizierungsverfahren ist eine solche elektronische Signatur so etwas wie ein (digitales) Dienstsiegel: Eher ein Wappen als die klassische Unterschrift, die Sie kennen.

Einfache elektronische Signatur

Die einfache elektronische Signatur, z.B. in Form einer gescannten Unterschrift oder E-Mail-Signatur, bietet Ihnen, wie der Name es vermuten lässt, die niedrigste Sicherheitsstufe. Sie ist rasch und unkompliziert zu erbringen, daher aber auch nicht für alle Zwecke, wie z.B. hochsensible Dokumente, geeignet. 

Das Risiko des Missbrauchs ist bei der einfachen elektronischen Signatur theoretisch höher, da bspw. eine E-Mail-Signatur von jedem erstellt und genutzt werden kann. Eine externe Authentifizierung findet nicht statt. Eine interne Spesenabrechnung oder Zahlungsanweisung können Sie jedoch guten Gewissens mit einer einfachen Signatur freigeben.

Fortgeschrittene elektronische Signatur

Die fortgeschrittene elektronische Signatur besitzt mehr rechtlich bindende Kraft als die einfache elektronische Signatur – ihre Nutzung hat dementsprechend mehr Tragweite. Ihr typisches Einsatzgebiet sind geschäftliche Dokumente und Schriftwechsel, sprich Angebote, Arbeitsverträge und Auftragsbestätigungen mit einem mittleren rechtlichen Risiko. 

Diese Form der digitalen Unterschrift muss dem Unterzeichner eindeutig zuzuordnen sein und darf nachträglich nicht unbemerkt verändert werden können. Das wird gewährleistet, indem z.B. ein sogenannter Prüfschlüssel Unterzeichner und Unterschrift miteinander verknüpft. 

Die fortgeschrittene elektronische Signatur ist bereits eine signifikante Weiterentwicklung der einfachen elektronischen Signatur. Trotzdem wird sie höchsten Sicherheitsansprüchen noch nicht gerecht, weil die Form der Authentifizierung dafür noch nicht ausreicht. 

Qualifizierte elektronische Signatur

Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist die Form der digitalen Unterschrift, die aktuell die höchsten Sicherheitsstandards erfüllt. Sie ist auch auf Dokumenten wirksam, die normalerweise eine händische Unterschrift erforderlich machen. Vollmachten sind z.B. mit einer qualifizierten elektronischen Signatur ebenso wirksam wie mit einer manuellen.

Für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer kommt bei der Arbeit für Mandanten vorrangig die qualifizierte elektronische Signatur infrage. Schließlich arbeiten sie mit hochsensiblen Informationen – und mit dem Vertrauen ihrer Klienten!

• Eine qualifizierte elektronische Signatur wird von einem geprüften Anbieter digital ausgestellt und via Validierungsverfahren zweifelsfrei mit dem Unterzeichnenden verknüpft. Das geht per Video-Ident-Verfahren oder mit dem elektronischen Personalausweis.
• Technische Grundlage dafür ist die Sichere Signaturerstellungseinheit, die für die Verschlüsselung sorgt. Hierbei sowie bei der anschließenden Authentifizierung, dass also Ihre E-Signatur und Sie zusammengehören, hilft einer der zahlreichen Online-Anbieter, die man Trust Center nennt.

Die qualifizierte elektronische Signatur durchläuft also einige wesentliche Schritte, bis sie vorhanden und einsatzbereit ist – dafür ist sie jedoch auch so gut wie vollkommen sicher vor Missbrauch. Um Ihnen den Prozess zu vereinfachen, können Sie auf Software-Lösungen setzen, welche die QES sauber in bestehende Workflows integrieren. So ist sie für Mitarbeitende wie für Mandanten intuitiv umsetz- und nutzbar. 

Die Collaboration Suite wie IURIO bietet hierfür die passende digitale Arbeitsumgebung. Sie vernetzt Ansprechpartner und Mandanten und sorgt für eine nahtlose Integration der digitalen Unterschrift in alle relevanten Prozesse und Arbeitsschritte. Mithilfe von IURIO erstellen Ihre Mandanten mit nur drei Klicks eine qualifizierte digitale Unterschrift.

Ihre Vorteile: Digitale Signatur erstellen als Plus für die zeitgemäße Steuerberatung

Die Steuerberatung fußt auf Seriosität, Exaktheit und profunder Kenntnis des Steuerrechts; daher sollten auch beim Erstellen der elektronischen Signatur höchste Standards gelten. Die Vorteile einer digitalen Unterschrift liegen für Steuerberater, die juristisch sensible Tätigkeiten ausführen, auf der Hand: 

1. Mit einer qualifizierten elektronischen Signatur haben Sie dieselbe Rechtssicherheit wie mit einer händischen Unterschrift.
2. Sie erfüllen sämtliche rechtliche Standards – in Deutschland, Österreich und der gesamten EU.
3. Beim Umstieg auf elektronische Signaturen können Sie bis zu 78,6 Prozent Kosten einsparen, wie etwa Porto oder die Kosten einer Archivierung.  
4. Mandantentermine zur bloßen Unterzeichnung können Sie sich und Ihren Teammitgliedern sparen und sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.
5. Abstimmungsschleifen werden kürzer, da Sie mit der E-Signatur nur etwa 30 Minuten auf eine Rückmeldung warten, statt bis zu 5 Tagen – die gesparte Arbeitszeit können sie sinnvoll anderweitig einsetzen. 
6. Sie präsentieren sich und Ihr Steuerberatungsunternehmen modern und serviceorientiert, denn Ihre Mandanten können ihre Dokumente von überall aus unterzeichnen.
7. Die Zeitressourcen Ihrer Mandanten werden geschont, denn eine digitale Unterschrift geht schneller als der klassische „Papierkram“.

Anwendungsfälle in der Praxis: Die digitale Unterschrift für Steuerberater

Die Option, eine digitale Signatur zu erstellen, lohnt sich für Steuerberater, wenn Sie sich als zukunfts- und serviceorientierte Kanzlei positionieren wollen. Dabei handelt es sich nicht bloß um ein reines „Nice-to-have“, sondern um einen echten strategischen Vorteil – insbesondere, wenn Sie direkt auf die Integration der qualifizierten elektronischen Signatur setzen. Typische Einsatzbereiche der QES in der Steuerberatung sind:

• Einkommensteuererklärungen Ihrer Mandanten
• Gewerbliche Steuererklärungen Ihrer Mandanten
• Umsatzsteuervoranmeldungen
• Lageberichte & Jahresabschlüsse
• Gesellschafterbeschlüsse von GmbH, die keine Anmeldung zum Handelsregister verfolgen

Schnelle & sichere Lösung: Wie erstelle ich eine digitale Unterschrift?

Damit die digitale Unterschrift Sie im Arbeitsalltag entlastet und von Ihren Mandanten angenommen wird, ist es wichtig, dass Sie auf eine Software-Lösung setzen, mit der Sie die qualifizierte elektronische Signatur möglichst einfach umsetzen können. Mit IURIO haben wir es uns zum Ziel gesetzt, den Prozess für Sie und Ihre Mandanten so intuitiv und sicher wie möglich zu gestalten:

• Wenn Sie eine qualifizierte elektronische Unterschrift von Ihrem Mandanten einholen möchten, legen Sie das zu unterzeichnende Dokument in IURIO im Datensafe ab
• Dort hat Ihr Mandant Zugriff auf das Dokument und kann es anklicken
• Ein Fenster geht auf, in dem die QES per Klick ausgewählt werden kann
• Das Dokument öffnet sich, und Ihr Mandant klickt auf den Button „Jetzt unterschreiben“ 

Die folgenden Schritte sind davon abhängig, ob Ihre Mandanten die digitale Signatur bereits nutzen. IURIO besitzt Schnittstellen zu den größten und wichtigsten Trust Centern in der EU und dem DACH-Raum, sodass Ihr Mandant seine QES mit Sicherheit nutzen kann:

• Der Mandant wählt nun entweder direkt seinen persönlichen Signaturanbieter aus oder aber Nationalität
• Eine Auswahl der Anbieter erscheint, sodass Ihr Mandant den relevanten auswählen und sein Trust Center anklicken kann
• Dann kann er die eingeblendete Signatur einfach ins Dokument ziehen und es so signieren 

Besonders interessant ist jedoch der Fall, wenn Ihre Mandanten noch keine digitale Unterschrift besitzen. Fehlt Ihnen die elektronische Signatur noch, können Sie diese vor dem Signieren des Dokuments in wenigen Schritten innerhalb etwa einer Stunde über ein Trust Center erstellen. Sobald die QES erstellt ist, können Ihre Mandanten sie direkt auf der ISO-zertifizierten Hochsicherheitsplattform IURIO nutzen. 

Steuerberater profitieren zusätzlich davon, dass die Steuerberater Plattform von IURIO die Zusammenarbeit intern sowie mit den Mandanten zentral bündelt und alle Anwendungen in einem effizienten Workflow vereint. Weitere Vorteile sind:

• ISO-zertifizierte Hochsicherheitsplattform
• Sicherer Datentransfer & Datenaustausch 
• Flüssige Workflows in der Zusammenarbeit mit Mitarbeitenden & Mandanten
• Integration zahlreicher europäischer digitaler Unterschriften
• Nutzung qualifizierter elektronischer Signaturen
• ISO-konforme Umwandlung von Dokumenten, bspw. PDF in PDF A 1b
• Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten

Gerne zeigen wir Ihnen in einem kostenfreien Demo-Termin, welche weiteren Vorteile IURIO Ihnen als Steuerberater bietet und wie Sie die Software-Lösung smart in Ihre Arbeitsabläufe integrieren können.

Effiziente Workflows & digitale Unterschrift: Steuerberater & ihre Mandanten gewinnen mit IURIO

Die digitale Unterschrift ist für Steuerberater ein unverzichtbares Werkzeug, wenn Sie Ihren Mandanten einen konkurrenzfähigen, zukunftsorientierten Service bieten möchten. Mit der elektronischen Signatur können Sie Prozesse beschleunigen, die Kommunikation mit Ihren Mandanten optimieren und Abstimmungen effizienter durchführen. 

IURIO bietet Ihnen als sichere Plattform-Lösung einen strategischen Knotenpunkt mit integrierter digitaler Unterschrift zur effizienten Kollaboration im Team und mit Ihren Mandanten. Dank der zuverlässigen Integration der qualifizierten elektronischen Signatur setzen Sie auf höchste Sicherheitsstandards.

Wenn Sie an einer Software-Lösung interessiert sind, um Ihre Arbeitsprozesse zu optimieren, Zeit und Kosten zu sparen, freuen wir uns auf Ihre Anfrage!