Digitalisierung Steuerberater: Tools & Tipps für die digitale Steuerkanzlei

In jeder Steuerkanzlei fallen zahlreiche repetitive Aufgaben an, die sowohl personelle Kapazitäten binden als auch Zeit kosten. Vor allem rund um Steuertermine führen fehlende Unterlagen oder Daten der Klienten schnell dazu, dass Stress aufkommt und die Kommunikation immer unübersichtlicher wird.

Die zunehmende Digitalisierung in Steuerkanzleien verspricht, dem endlosen Papierkram und der Flut aus E-Mails ein Ende zu setzen. Studien zeigen, dass 85 Prozent der Steuerberatenden die Potenziale der Digitalisierung erkannt haben und vermehrt auf digitale Tools setzen. 71 Prozent sehen in der Digitalisierung die Sicherung ihrer Zukunft als Steuerberater. 

In der Praxis zeigt sich jedoch häufig, dass digitale Tools und Lösungen allein die Herausforderungen der Steuerkanzleien nicht lösen können, wenn sie nicht optimal zusammenspielen und systematisch eingesetzt werden. 

Wir zeigen Ihnen, welchen Herausforderungen Steuerberater im Zuge der Digitalisierung gegenüberstehen und wie Sie diese mithilfe konkreter Tipps zu Ihrem Vorteil nutzen können.

Was ist eine digitale Steuerkanzlei?

Eine digitale Steuerkanzlei zeichnet sich dadurch aus, dass verschiedene Bereiche der Kanzlei wie Geschäftsprozesse, Buchhaltung, die Steuerberatung selbst sowie auch die Kommunikation mit Mandanten und Behörden größtenteils digitalisiert sind. Dazu gehören verschiedene Softwarelösungen, wie z.B. eine Kanzlei-Software oder eine Collaboration-Suite zum sicheren Datenaustausch und Workflowmanagement.

Mit den richtigen Tools zur Digitalisierung Ihrer Steuerkanzlei

Für Steuerberater führt die Digitalisierung dazu, dass Arbeitsabläufe und Beratungstätigkeiten sich immer weiter einem papierlosen Standard annähern. Dazu sind in vielen Kanzleien bereits digitale Tools im Einsatz, wie z.B.:

• Kanzleisoftware für Steuerberatung & Mandantenverwaltung
• Projektmanagement Tool für die Organisation der Kanzlei
• Buchhaltungssoftware für Lohnabrechnungen & Bilanzerstellung Ihrer Kanzlei
• Software für digitale Unterschrift in der Steuerberatung

• Digitale Kommunikationstools wie E-Mail Programm oder Telefonanlage
• Collaboration-Suite, um alle Insellösungen zusammenzuführen

Chancen für Steuerberater: Digitalisierung als Mehrwert begreifen

Die Digitalisierung birgt für Sie als Steuerberater das Potenzial, Arbeitsläufe und die Zusammenarbeit mit Ihren Mandanten effizienter zu gestalten:

• Effizienz steigern: Mithilfe digitaler Projekt- und Aufgabenmanagement-Tools können Sie Arbeitsabläufe optimieren und automatisieren, Daten strukturiert erfassen und auswerten sowie Analysen und Prognosen auf Knopfdruck erstellen.
• Kosten & Zeit sparen: Je effizienter Sie arbeiten können, desto mehr Zeit sparen Sie bei der Umsetzung repetitiver Tätigkeiten, sodass Ihre Mitarbeitenden entlastet werden und mehr Kapazitäten für die Beratung und Betreuung Ihrer Mandanten zur Verfügung haben.
• Nahtlose Kommunikation: Über digitale Tools können Sie die Kommunikation mit Ihren Mitarbeitenden und Mandanten optimieren, um den typischen „E-Mail-Ping-Pong“ zu vermeiden und z.B. Video-Calls zuverlässig und sicher durchzuführen. So ermöglichen Sie auch das Arbeiten aus dem Homeoffice oder eine ortsunabhängige Beratung.

• Flexibler Datenzugriff: Digitale Lösungen und Cloud-Speicherung erleichtern Ihnen die Zusammenarbeit und den sicheren Datentransfer mit Mitarbeitenden, externen Ansprechpartnern und Mandanten, sodass Sie Dokumente beispielsweise gemeinsam bearbeiten können.

• Innovatives Image: Sowohl Mitarbeitende als auch Mandanten sind den Umgang mit digitalen Tools im Alltag gewohnt und erwarten entsprechende Lösungen auch von einer Steuerkanzlei. Die Digitalisierung unterstützt Sie dabei, Ihr Image als Arbeitgeber oder Steuerberater zu profilieren und einen Wettbewerbsvorteil herauszuarbeiten.

Herausforderungen der Digitalisierung: Steuerkanzlei im Wandel

So viele Chancen die Digitalisierung Steuerberater auch bietet, sollten Sie sich auch der Herausforderungen bewusst sein, die auf Sie zukommen. Digitale Tools haben die Steuerberatungswelt kräftig aufgemischt und nicht alle Mitarbeitenden und Mandanten stehen den Veränderungen offen gegenüber. 

Ein Problem vieler Softwarelösungen ist, dass diese nicht intuitiv bedienbar, kaum individualisierbar und hochkomplex sind. Zudem werden die Tools vielerorts als fragmentierte Insellösungen eingesetzt, die nicht miteinander kollaborieren. So verlieren Sie durch den ständigen Wechsel zwischen den Programmen nicht nur den Überblick, sondern auch mehr Zeit, als Sie durch die Digitalisierung gewinnen.

Eine weitere Herausforderung der Digitalisierung sind die Sicherheits- und Datenschutzanforderungen für Steuerberater sowie Cybersecurity. Viele gängige Tools entsprechen weder den berufsrechtlichen Auflagen noch der DSGVO-Konformität, die für Steuerkanzleien unabdingbar sind. 

5 Tipps für die erfolgreiche Digitalisierung Ihrer Steuerkanzlei 

Damit Sie die Geschäftspotenziale der Digitalisierung als Steuerberater vollumfänglich nutzen können, sollten Sie angesichts der Herausforderungen einige Punkte beachten:  

1. Digitalisierung als Unique Selling Point (USP) begreifen

Als Steuerberater verfügen Sie bereits über eine Expertise, die Ihre Profession unabdingbar macht. Bringen Sie diese Kenntnisse mit digitalem Know-how und effizienten Tools zusammen, können Sie sich einen klaren Wettbewerbsvorteil und ein Alleinstellungsmerkmal innerhalb Ihrer Branche erarbeiten. Dazu kann z.B. gehören, eine einfach durchzuführende digitale Unterschrift anzubieten.

2. Mitarbeitende & Mandanten in den Prozess einbeziehen

Viele Steuerberater haben im Zuge der Digitalisierung die Befürchtung, dass entweder Mitarbeitende oder Mandanten die digitalen Tools nicht nutzen wollen oder dass ihnen das Know-how fehlt. Umso wichtiger ist es, dass Sie die Einführung neuer Lösungen eng begleiten und beiden Parteien die Potenziale der Neuerungen verständlich kommunizieren.

3. Auf Benutzerfreundlichkeit & intuitive Bedienung achten 

Achten Sie bei der Auswahl einer digitalen Lösung auf eine selbsterklärende Nutzeroberfläche und intuitive Bedienung. Je einfacher Ihre Mitarbeitenden und Mandanten das Tool einsetzen können, umso höher ist die Akzeptanz und umso effizienter gestaltet sich die zukünftige Zusammenarbeit.

4. Lösungen mit klaren Sicherheitsstandards einsetzen

In einer digitalen Steuerkanzlei sollte Sicherheit stets an erster Stelle stehen. Dazu gehört auch, dass alle eingesetzten Lösungen DSGVO-konform sind und auf moderne Verschlüsselungstechnologien sowie europäische Server setzen. 

5. Insellösungen effizient zusammenführen

Verschiedene Tätigkeiten innerhalb einer Steuerkanzlei benötigen unterschiedliche, in sich geschlossene Tools. Problematisch wird es jedoch, wenn Sie Informationen aus einem Programm in ein anderes übertragen oder Daten gemeinsam nutzen wollen. Eine Collaboration-Suite unterstützt Sie dabei, diese Tools zusammenzubringen und eine übergreifende, sichere Plattform zu etablieren.

Effektive & sichere Digitalisierung für Steuerberater mit einer Collaboration-Suite

Die Zukunft der Steuerkanzleien liegt nicht allein in der Digitalisierung, sondern vor allem in der smarten Nutzung digitaler Tools für eine sichere und effiziente Zusammenarbeit mit Ihren Mandanten. 

Eine Lösung wie die Collaboration-Suite von IURIO vereint Ihre aktuellen Programmen und Tools über Schnittstellen auf einer Steuerberater Plattform für eine hocheffiziente Kommunikation und Zusammenarbeit:

• Effiziente Kommunikation mit Ihren Mandanten spart durchschnittlich bis zu 50 Prozent an Arbeitsaufwand
• Insellösungen (z.B. E-Signatur, Projektmanagement, Webkonferenzen) bündeln, ohne auf relevante Funktionen zu verzichten
• Schnittstellen zu den gängigsten Kanzleisoftwares (DATEV & BMD) sowie zu vielen weiteren Tools
• Moderne Verschlüsselungsmethoden und 100%ig DSGVO-konform für eine garantiert sichere Kommunikation und Datenaustausch
• Optimierte Arbeitsabläufe durch Kanban-Boards, Standardisierung und Automatisierung sparen Ressourcen ein 
• Intuitive Benutzeroberfläche, sodass IURIO auch ohne Schulung direkt einsatzbereit ist

Um zu gewährleisten, dass die Funktionen von IURIO den speziellen Anforderungen digitaler Steuerkanzleien gerecht werden, setzen wir in der Entwicklung auf eine enge Zusammenarbeit mit Linde. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, IURIO auch als On-premises-Lösung zu nutzen.

Wenn Sie mehr über die Kosten-Nutzen-Vorteile für Ihre Steuerkanzlei erfahren und die Collaboration-Suite in Aktion erleben möchten, buchen Sie gerne einen unverbindlichen Demo-Termin.

„Ja“ zur Digitalisierung: Steuerberater sichern ihre Zukunft durch moderne Softwarelösung

Die Digitalisierung prägt die Arbeit von Steuerberatern, Steuerkanzleien und charakterisiert die Zukunftsperspektiven der gesamten Branche. Digitale Tools unterstützen Sie dabei, effizienter zusammenzuarbeiten, zu kommunizieren und dadurch Zeit und Kosten zu sparen.

Manuelle Aufgaben durch Softwarelösungen zu ersetzen, ist jedoch nur der erste Schritt hin zur digitalen Steuerkanzlei. Wirklich effektiv nutzen Sie die Digitalisierung erst, wenn Sie nahtlose Schnittstellen zwischen den verschiedenen, eingesetzten Programmen einrichten und die Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und Mandanten auf einer Plattform bündeln.

Ein Tool wie die Collaboration-Suite von IURIO ermöglicht es Ihnen, komplexe, fragmentierte Insellösungen zu bündeln und eine hochsichere Basis für die digitale Zusammenarbeit mit allen relevanten Ansprechpartnern zu etablieren. 

Wenn Sie mehr über die Chancen und Herausforderungen der Digitalisierung für Steuerberater erfahren möchten, schauen Sie sich auf unserem Blog um oder kontaktieren Sie unser Experten-Team.

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