Sicherer Datentransfer: Ein „Must-have“ für Steuerberater & Anwälte

Sicherer Datentransfer war vor nicht langer Zeit eine überschaubar komplexe Angelegenheit: Wichtige Unterlagen gingen per Kurier oder Post an den Empfänger und wieder zurück. Wer auf Nummer sicher gehen wollte, wählte das Einschreiben. Sicher? Grundsätzlich schon. Aber zeitraubend und kostenintensiv. 

Viel einfacher ist der Datentransfer per E-Mail. Schnell die Vertragsunterlagen in den Anhang gepackt und ab die E-Post – aber sicher? Das Thema Datenschutz ist seit der DSGVO ein Dauerbrenner, der im Tagesgeschäft jedoch gerne mal in Vergessenheit gerät. Dabei ist sicherer Datentransfer für Steuerberater und Juristen ein absolutes Muss!

Das Dilemma: Wie können Sie Daten in Ihrer Kanzlei wie Mandanteninformationen, Vertragswerke oder Steuererklärungen digital und sicher übertragen? Wir zeigen Ihnen, was Sie beachten müssen und welche Tools wirklich sicher sind.

Digital statt Papierform: Risiken & Nebenwirkungen der Digitalisierung

In den meisten Fällen steckt keinerlei böse Absicht dahinter: Ein Mandant schickt Ihnen den Jahresabschluss- oder Vertragsentwurf mit einer Frage zurück. Sie wollen serviceorientiert reagieren und klicken auf „antworten“. Der Klient hat die nächste Frage, und schon hat ein ganzer Rattenschwanz von E-Mails mit sensiblen Daten seinen Anfang genommen. 

Die Folge ist, dass auch ohne finstere Hintergedanken mehrere riskante DSGVO-Verstöße begangen werden. Sie erkennen sich in diesem Beispiel wieder? Damit sind Sie nicht allein. So praktisch die Digitalisierung für Steuerberater und Anwälte sowie der Datentransfer online auch sind, gehen sie mit einigen typischen Risiken und Nebenwirkungen einher. 

Kein Risiko eingehen! Datentransfer – better safe than sorry!

Als Jurist oder Steuerberater müssen Sie Dateien sicher versenden – ungesicherte Lösungen sind keine Option. Wenn Sie durch unbedachtes Vorgehen Sicherheitslücken öffnen, kann das ein übles Nachspiel haben, zumal die DSGVO Strafen noch verschärft hat. 

Geraten sensible Daten durch Ihr Versäumnis in die falschen Hände, können Sie hierfür haftbar gemacht werden. Daher: Setzen Sie besser von Anfang an auf eine sichere Lösung, statt später rechtliche Konsequenzen oder einen Imageverlust zu riskieren.

Diese Gefahren lauern bei Verletzung der Datensicherheit

Strafanzeigen und Geldbußen von bis zu 20 Millionen Euro drohen, wenn Sie sich während Ihrer Arbeit eines Verstoßes gegen den Datenschutz schuldig gemacht haben. Weiterer Schadensersatz und Schmerzensgeld können dieser Summe folgen. Ganz nebenbei verspielen Sie auch noch das Vertrauen Ihrer Klienten. Grund genug, dem sicheren Datentransfer den gebotenen Raum zu geben!

Datentransfer online: Wie können vertrauliche Daten sicher über das Internet verschickt werden?

Allen Risiken zum Trotz: Ohne digitalen Datentransfer geht es nicht. Umso wichtiger ist es daher, dass Sie Dateien sicher versenden. Dazu stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, die mehr oder weniger empfehlenswert sind:

• E-Mail-Anhang: Lieber nicht, wenn es um sensible Dokumente geht. Schließlich haben Sie keinerlei Kontrolle darüber, wer die E-Mail und ihren Anhang öffnet.
• Verschlüsselte E-Mails: Schon besser. Hier könnte Ihnen allerdings die Kapazität des Anhangs einen Strich durch die Rechnung machen, falls Sie große Dateien sicher versenden wollen. 
• Physische Datenträger: CD und USB-Stick leben noch! Ob sie für den sicheren Datentransfer die richtige Wahl sind? Eher nicht. Wie schnell geht so ein kleines Ding in der Tasche – oder schlimmer – auf der Straße verloren?
• Cloud-Dienste: Für mittelgroße Datenmengen rein technisch gesehen keine schlechte Wahl. Aber da viele große Anbieter außerhalb der EU ansässig sind, ist die DSGVO-Konformität nicht immer gegeben.
• Transfer-Dienste: Diese Dienste stellen die Daten üblicherweise nur in einer definierten Zeitspanne zur Verfügung, was die Angriffsfläche für Hacker verkleinert. Viele bekannte Anbieter sitzen allerdings ebenfalls in den USA, die nicht als das beste Habitat für optimalen Datenschutz gelten. 
• Collaboration-Suite: Mit einer Collaboration-Plattform für die Zusammenarbeit mit Ihrem Team und Mandanten begeben Sie sich auf sicheres Terrain, was den Datenschutz anbetrifft. Ein in der EU ansässiger Anbieter wie IURIO schreibt die Einhaltung der DSGVO groß, sodass sicherer Datentransfer gewährleistet ist.

Sicherer Datentransfer kostenlos: Ist das möglich?

Was nichts kostet, ist auch nichts wert? Diese Worte werden Albert Einstein zugeschrieben, der ohne Zweifel ein kluger Kopf war. Fakt ist indes, dass es durchaus kostenlose Tools zum Datentransfer gibt, die ihren Zweck erfüllen. Allerdings: Wollen Sie wirklich immer genau unter die Lupe nehmen müssen, wo die Server des genutzten Tools stehen und ob die Cybersicherheit hoch genug ist?

Bei sensiblen Daten und vertraulichen Informationen sollten Sie keine Fragen offen lassen. Wenn es eine Sache gibt, bei der Sie kein Risiko eingehen sollten, dann sind es die Daten Ihrer Klienten. Sicherer Datentransfer kostenlos: Das ist möglich, aber ein Investment in die Sicherheit Ihrer Klientendaten ist durchaus sinnvoll.

So geht’s: Sensible Daten sicher versenden mit der IURIO Collaboration-Suite 

Wenn Sie die Daten Ihrer Klienten zentral über eine Plattform sicher transferieren und verwalten wollen, ist die Collaboration-Suite IURIO die richtige Grundlage. Die in Österreich entwickelte Software bietet Ihnen und Ihren Klienten eine Plattform für eine effiziente und rundum sichere Zusammenarbeit. Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Anwälte und Notare sowie ihre Klienten können so datensicher miteinander arbeiten. 

Innerhalb der IURIO Collaboration-Suite legen Sie ebenso wie Ihre Mandanten Verträge, Steuererklärungen, Jahresabschlüsse und Co in die digitalen Datensafes, statt sie in E-Mail-Anhänge zu packen. Auf diese Weise können Sie auch große Dateien sicher versenden und z.B. auch eine digitale Unterschrift (Steuerberater und Anwälte – für Sie besonders relevant!) einfügen und von Ihren Klienten einfügen lassen. 

Die Basis eines jeden IURIO-Leistungspakets ist der sichere Datenaustausch – ohne Daten gäbe es schließlich nichts, was Sie gemeinsam bearbeiten können. Alle Daten werden in der EU gespeichert und verarbeitet, sodass die DSGVO-Konformität gegeben ist. Den Zugriff können Sie durch die Zuweisung individueller Berechtigungen genau steuern.  

Datentransfer online mit IURIO ist „Safety first“ von Anfang an

Bei IURIO steht Sicherheit an erster Stelle. Wir setzen auf die FIDO2-Technologie (Fast Identity Online) bei der es sich um eine passwortlose Mehrfaktor-Authentifizierung handelt. So wird sichergestellt, dass nur Sie als berechtigter Nutzer auf Ihren IURIO-Account zugreifen können – auch ohne komplexe Passwörter. Sicher ist das, weil statt der üblichen Name-Passwort-Kombi asymmetrische Verschlüsselungsverfahren genutzt werden.

Wenn es um den sicheren Datentransfer geht, bietet IURIO den Vorteil einer clientseitigen Verschlüsselung. Das bedeutet, dass die Daten bereits auf Ihrem Endgerät, sprich Ihrem Büro-PC oder Arbeitslaptop, verschlüsselt werden. Deshalb können Sie sensible Daten sicher versenden, denn diese machen sich bereits verschlüsselt auf die Reise. Gleiches gilt für die in IURIO verwalteten Daten Ihrer Kunden. 

Die Rechenzentren hinter IURIO sind nach den Standards der International Organization for Standardization zertifiziert. Während die ISO 27001 für die fortlaufende Optimierung von Cybersicherheit steht, gibt die ISO-Zertifizierung 27017 das Siegel für besonders sicheres Cloudcomputing. ISO-Zertifikat 27018 wiederum verbrieft den Schutz von personenbezogenen Daten in der Cloud, ein Plus für sicheren Datentransfer. 

Sicherer Datentransfer ist ein sinnvolles Investment für jede Kanzlei

Die Übermittlung wichtiger Daten in Papierform ist nicht effizient und Daten online zu übertragen hat ebenfalls seine Tücken – für einen wirklich sicheren Datentransfer sollten Sie deswegen auf eine professionelle Lösung setzen, statt sich mit dem Für und Wider kostenloser Online-Tools auseinanderzusetzen.

Die Collaboration-Suite IURIO bietet Ihnen auf einer Plattform die Möglichkeit, alle Workflows, auf die es bei Ihrer Arbeit als Steuerberater oder Anwalt ankommt, mit sicherem Datentransfer zu verbinden. So überlassen Sie nichts dem Zufall, wenn es um den Versand sensibler Unterlagen geht. 

Zusätzlich zu zum sicheren Datentransfer unterstützt IURIO Sie auch beim Legal Project Management in Ihrer Kanzlei und bietet Ihnen viele weitere nützliche Features. Sind Sie neugierig geworden? Dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme und beraten Sie gerne dazu, wie die Collaboration-Suite Sie am besten unterstützen kann.

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